BIP Gminy Przytuły

Na podstawie art. 33 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym
(Dz.U. z 2015 r. poz. 1515) oraz §1 ust. 3 i 5, § 2 ust. 2, § 42 ust. 3 Załącznika nr 1 do Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r. Nr 14 poz. 67) zarządzam, co następuje:

     § 1. 1. Z dniem 01 stycznia 2016 r. wprowadzam w Urzędzie Gminy w Przytułach, zwanym dalej „Urzędem”, teleinformatyczny system do elektronicznego zarządzania dokumentacją (zwany dalej „EZD”), jako system wspomagający.

2. Obowiązującym systemem prowadzenia dokumentacji nadal jest system tradycyjny,
a sprawy wytypowane do pilotażu dodatkowo prowadzi się elektronicznie.

     § 2. 1. Wyznacza się archiwistę zakładowego do pełnienia funkcji koordynatora czynności kancelaryjnych.

2. Zadaniem koordynatora systemu jest bieżący nadzór nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwiania spraw, właściwego załatwiania spraw i prowadzenia akt spraw.

     § 3. 1. W EZD tworzy się i prowadzi ewidencję oraz rejestrację, przechowuje oraz zapewnia ochronę przed uszkodzeniem bądź utratą, akt spraw w postaci elektronicznej objętych pilotażem.

2. Listę klas z wykazu akt w ramach, których prowadzone będzie elektroniczne załatwianie spraw w Urzędzie określa załącznik nr 1 do zarządzenia.

     § 4. 1. W Urzędzie ustala się jeden punkt Kancelarii Ogólnej.

2. Kancelaria Ogólna prowadzi rejestr korespondencji wpływającej i wychodzącej.

3. Wpływy adresowane na Urząd traktowane są jako korespondencja urzędowa i są otwierane w Kancelarii Ogólnej Urzędu z wyłączeniem wpływów:

1)    adresowanych imiennie bez wskazania stanowiska służbowego i/lub Urzędu, które przekazuje się adresatom bez dokonywania rejestracji w rejestrze korespondencji wpływającej;

2)    wartościowych, które przekazuje się właściwej osobie lub komórce organizacyjnej za pokwitowaniem, chyba że ustalenie adresata możliwe jest jedynie po otwarciu przesyłki;

3)    przesyłek sądowych adresowanych imiennie do osób zatrudnionych w Urzędzie;

4)    ofert przetargowych;

5)    ofert konkursowych na wolne stanowiska urzędnicze;

6)    przesyłek zawierających informacje niejawne, które przekazywane są do kancelarii dokumentów niejawnych.

4. Wnioski składane na specjalnych formularzach, rozpatrywane przez Urząd Stanu Cywilnego, składane są bezpośrednio w Urzędzie Stanu Cywilnego i nie podlegają rejestracji w Kancelarii Ogólnej.

   § 5. 1. W celu chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub rozpoczętych w Urzędzie, prowadzi się spis spraw, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia.

2. Spisy spraw, o których mowa w ust. 1 odkłada się do właściwych teczek aktowych zawierających dokumentację spraw zakończonych.

3. Każda teczka aktowa powinna być opisana zgodnie ze wzorem określonym w załączniku

nr 3 do zarządzenia.    

     § 6. Przekazywanie akt spraw, dokumentacji zgromadzonej w składzie chronologicznym do Archiwum Zakładowego Urzędu odbywa się na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych, których wzór określa załącznik nr 4 do zarządzenia.

     § 7. Każda przesyłka otrzymuje w systemie EZD automatycznie nadany unikatowy w całym zbiorze przesyłek wpływających identyfikator, określony jako numer z rejestru przesyłek wpływających, prowadzonego dla danego roku kalendarzowego.

   § 8. 1. Wpływy na nośniku papierowym, po zaewidencjonowaniu w EZD oraz naniesieniu unikatowego identyfikatora są skanowane z zastrzeżeniem ust. 3.

2. Przesyłki na nośniku papierowym punkt kancelaryjny rejestruje na podstawie zawartych
w treści pisma – w przypadku, gdy istnieje możliwość otwarcia koperty i zapoznania się z treścią pisma; danych na kopercie, w której są zamknięte pisma – w przypadku, gdy nie ma możliwości otwarcia koperty.

3. Nie wykonuje się odwzorowania cyfrowego wpływów ze względu na:

1)    rozmiar strony większy niż A4,

2)    liczbę stron większą niż 10,

3)    nieczytelną treść,

4)    postać inną niż papierowa,

5)    postać lub formę niemożliwą do skanowania,

§ 9. Dopuszcza się prowadzenie rejestrów i ewidencji, możliwych do zrealizowania w EZD, w kolejnych etapach wprowadzania pilotażu.

   § 10. 1. W przypadku awarii EZD upoważniam Sekretarza Gminy do podjęcia decyzji
w sprawie przywrócenia obiegu akt na nośniku papierowym zgodnie z zasadami i trybem określonymi w załączniku do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67).

2. Po ustaniu awarii należy:

1)    niezwłocznie nanieść unikatowy identyfikator,

2)    wykonać odwzorowanie cyfrowe wpływu na nośniku papierowym,

3)    odzwierciedlić w EZD przebieg załatwiania spraw.  

§ 11. W sprawach nieuregulowanych niniejszym zarządzeniem zastosowanie mają przepisy rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt organów gminy oraz instrukcja archiwalna.

     § 12. Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy oraz kierownikom poszczególnych referatów.

     § 13. Traci moc Zarządzenie Nr 12/11 Wójta Gminy Przytuły z dnia 31 marca 2011 r. w sprawie wdrażania instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w Urzędzie Gminy w Przytułach.

     § 14. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Wójt Gminy Przytuły

(-) Kazimierz Ramotowski