BIP Gminy Przytuły

     Na podstawie art. 33 ust.3 i 5 o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r., Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.), w związku z § 1 ust. 3, § 2 ust. 2, § 42 ust. 3 instrukcji kancelaryjnej, stanowiącej załącznik do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67) zarządza się, co następuje:

§1

     W Urzędzie Gminy w Przytułach ustala się wykonywanie czynności kancelaryjnych w systemie tradycyjnym. Całość dokumentacji należy gromadzić i przechowywać w teczkach aktowych, a dekretacji na pismach dokonuje się w postaci papierowej.

§2

1. Wyznacza się archiwistę zakładowego do pełnienia funkcji koordynatora czynności kancelaryjnych.
2. Do zadań koordynatora czynności kancelaryjnych należy w szczególności:
   1) bieżący nadzór nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, zwłaszcza w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwiania spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw,
   2) udzielanie instruktażu pracownikom w zakresie wykonywanych czynności kancelaryjnych i dokumentowania przebiegu załatwiania spraw w Urzędzie,
   3)nadzór nad zarządzaniem dokumentacją nieelektroniczną zgromadzoną w składzie chronologicznym Urzędu,
   4) zapewnienie przekazania dokumentacji, o której mowa w pkt 3 do Archiwum Zakładowego Urzędu w trybie i na warunkach określonych w Instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych stanowiącej załącznik nr 6 do w/w rozporządzenia,
   5)informowanie kierownika Urzędu o wszelkich nieprawidłowościach i problemach związanych z wykonywaniem czynności kancelaryjnych i dokumentowaniem przebiegu załatwianych spraw w Urzędzie,
   6) podejmowanie innych działań w celu zapewnienia prawidłowego wykonywania czynności kancelaryjnych i dokumentowania przebiegu załatwiania spraw w Urzędzie.

§3

1. Przesyłki adresowane do Urzędu podlegają rejestracji w centralnym rejestrze w Kancelarii Ogólnej.
2. Przesyłki, których adresatem jest Urząd traktowane są jako korespondencja urzędowa i są otwierane w Kancelarii Ogólnej Urzędu z wyłączeniem przesyłek:
   • adresowanych imiennie z zastrzeżeniem przekazania „do rąk własnych” lub mających charakter przesyłek prywatnych, które przekazuje się adresatom,
   • stanowiących oferty składane w toku prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
   • opatrzonych klauzulą „zastrzeżone”, zawierających informacje niejawne, które przekazuje się pracownikowi prowadzącemu sprawy informacji niejawnych,
   • wartościowych, które przekazuje się właściwej osobie lub komórce organizacyjnej za pokwitowaniem,
   • adresowanych do Urzędu Stanu Cywilnego, które przekazuje się kierownikowi Urzędu stanu Cywilnego,
   • stanowiacych oferty w sprawie zatrudnienia składane w wyniku ogłoszenia naboru na wolne stanowisko urzędnicze lub inne oferty składane w wyniku ogłoszonego konkursu.
3. Wnioski składane na specjalnych formularzach, rozpatrywane przez Urząd Stanu Cywilego, składane są bezpośrednio w Urzędzie Stanu Cywilnego i nie podlegają rejestracji w Kancelarii Ogólnej.

§4

1. W celu chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub rozpoczętych w Urzędzie, prowadzi się spis spraw, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.
2. Spisy spraw, o których mowa w ust. 1 odkłada się do właściwych teczek aktowych zawierających dokumentację spraw zakończonych.
3. Każda teczka aktowa powinna być opisana zgodnie ze wzorem określonym w załączniku nr 2 do zarządzenia.

§5

     Przekazywanie akt spraw, dokumentacji zgromadzonej w składzie chronologicznym do Archiwum Zakładowego Urzędu odbywa się na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych, których wzór określa załącznik nr 3 do zarządzenia.

§6

     W sprawach nieuregulowanych niniejszym zarządzeniem zastosowanie mają przepisy Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt organów gminy oraz instrukcja archiwalna.

§7

     Wykonanie zarządzenia powierzam Sekretarzowi Gminy oraz kierownikom poszczególnych referatów.

§8

     Zarządzenie obowiązuje od dnia podpisania i ma zastosowanie do dokumentacji powstającej i napływającej do Urzędu od dnia 1 stycznia 2011 r.